Administración Organización y Conservación de la Documentación
jueves, 09 de febrero de 2017
El sistema de administración de documentos controla el período de vida de un documento dentro de una empresa, es decir, su creación, clasificación, publicación, exportación, además de quien y cuando se usa o elimina.
Durante este seminario realizado el día 9 de febrero, contamos con la participación de veintitrés (23) funcionarios públicos. Como facilitadora de esta jornada estuvo la Magíster Malvina González, jefa de los archivos del Benemérito Cuerpo de Bomberos de Panamá y la coordinación del mismo estuvo a cargo del Licenciado Guillermo Ríos, jefe de Capacitación y Desarrollo del Servidor Público de la Dirección General de Carrera Administrativa (DIGECA).
En la exposición del tema se hizo énfasis en la importancia de la conservación de la documentación pública, para que esta sea útil a los usuarios que la necesiten. Se destacaron a su vez temas como: las funciones de archivo de los expedientes y documentos, la competencia de quienes realizan el acopio, organización, custodia de los documentos y el procedimiento para remitirlo al archivo final.
Un sistema de administración de documentos mal diseñado no favorece de ninguna manera la búsqueda de la información, ya que no contribuye a que la misma llegue a todos los niveles de la organización. Por otra parte, en cuanto a los tiempos de expiración de documentos se señaló que en el caso de los estatales tienen un periodo de vida de aproximadamente entre 5 a 7 años, dependiendo del tipo y contenido; esta es una diferencia con respecto a los registros médicos que tienen más tiempo o los documentos históricos que nunca expiran.
Se señaló a su vez, que en Panamá desde 1985 se forman profesionales en manejo de documentos en la Escuela de Archivología de la Facultad de Humanidades de la Universidad de Panamá.
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